إداري متقدم /الادارة المالية -قسم المدفوعات والمصارف - الجيل الجديد للتقنية

المُسمى الوظيفي  : إداري            

رمز الوظيفه :  (………………..2021)

الرتبة : إداري متقدم

التقسيم الاداري: الادارة المالية / قسم المدفوعات والمصارف

ملخص عام الوظيفة :-   شاغل هذة الوظيفة يكون مسؤولاً عن متابعة أعمال القسم ، وتنسيق العمل مع الإدارات والمكاتب الأخرى ، وإعداد كافة التقارير اللازمة ومتابعة تقارير الوحدات التابعة للقسم  وتلخيصها للمدير ، وحفظ كل المراسلات الخاصة بالقسم  وتصنيفها وتعميم البريد الصادر والوارد على موظفي القسم  .

المهام والمسؤوليات 

1

إستلام المستندات والوثائق الخاصة بالقسم وإثبات عملية الإستلام .

2

فتح ملفات للمستندات الواردة والصادرة عن القسم وإعداد الجداول والأرقام الإشارية والأرقام التسلسلية لهذه الملفات ومحتوياتها .

3

الحرص على سرية المعلومات  وعدم إطلاع أي طرف أو جهة أخرى غير مخولة على الملفات والمستندات الخاصة بالقسم .

4

إعداد وطباعة المراسلات والتقارير الخاصة بالقسم  .

5

تحديد مواعيد الإجتماعات ومتابعتها وكذلك تسجيل محاضر هذة الإجتماعات .

6

التعامل مع البريد الصادر  والوارد وتعميمه .

7

تجهيز وتنظيم الملفات والمستندات الإدارية وتجهيز الدورة المستندية بالإدارة .

9

إستلام تقارير العمل المعدة من قبل العاملين بالقسم وإعدادها على هيئة ملفات إلكترونية وتبويبها وتلخيصها .

1

التواصل مع رؤساء الوحدات بخصوص التقارير المطلوب تسليمها دورياً لرئيس القسم  .

11

العمل على تطوير التقارير بالشكل الذي يضمن جودة المحتوى والتقديم .

12

تنسيق ومتابعة أنشطة العلاقات العامة والأنشطة الإعلامية الخاصة بالادارة والقسم  .

13

أي مهام أخرى يكلف بها في نطاق تخصص الوظيفة .

شروط شغل الوظيفة :

المؤهل العلمي :

دبلوم عالي أو بكالوريوس في مجال  إدارة أعمال،

سنوات الخبره :

3 سنوات خبرة في مجال العمل

المهارات والقدرات والمعارف الأساسية :

• حفظ و استدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)

• تنظيم الاجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)

• التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي باحتراف.

• التعامل مع برنامج (MS Word) باحتراف .

• التعامل مع برنامج (Outlook Express) باحتراف.

• التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقدمية (Presentations).

• المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل في توقيت واحد بدون ارتباك.

• إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية

• مهارات الاتصال الفعال و توصيل المعلومات والتواصل مع الزبائن والعملاء.

• سرعة البديهة واللباقة في الحديث.

• الدقة في العمل.

• القدرة على المتابعة والتنسيق وتوزيع العمل حسب الاولويات.

السمات الشخصية :

1. الإنضباط فى المواعيد

1. التركيز و المنطقية فى التفكير

1. هـــــادىء الطباع و غير إنفعــــــــــــــــــــــــالى

1. اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه

1. حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز